Crear y administrar un proyecto
Un proyecto convierte una propuesta aceptada o firmada en un trabajo con seguimiento. Créelo a partir de la propuesta para mantener el trabajo organizado: una lista de tareas y una cronología creadas a partir de los conceptos seleccionados de la propuesta, el estado del trabajo y los documentos de la propuesta y del contrato correspondientes al trabajo.
Qué es un proyecto
Un proyecto es una propuesta aceptada o firmada que usted ha convertido en un trabajo con seguimiento. Mantiene todo lo relacionado con el trabajo en un solo lugar: la lista de tareas y la cronología del equipo, el estado del proyecto y los documentos de la propuesta y del contrato. Una propuesta puede convertirse en un proyecto cuando su estado es aceptada, firmada parcialmente (el cliente la firmó y su contrafirma está pendiente) o firmada.
Cuando una propuesta se acepta o se firma, Apropos le envía una notificación con un enlace a la página del proyecto. Consulte Cómo funcionan las notificaciones en Apropos para saber qué hacen esas notificaciones.
Crear un proyecto
Cree un proyecto a partir de una propuesta aceptada o firmada para comenzar a hacer seguimiento del trabajo. Si ya existe un proyecto para la propuesta, el botón muestra Ver proyecto en su lugar.
Abra la propuesta aceptada o firmada en el editor.
Haga clic en Crear proyecto. Apropos marca la propuesta como proyecto y abre su página del proyecto.
Después de crearlo, el proyecto aparece en la lista de Proyectos y usted puede administrar su estado, tareas y documentos desde la página del proyecto.
Buscar un proyecto en la lista
La página de Proyectos muestra sus proyectos activos y completados para que pueda abrir uno por nombre, cliente o estado. También es la página a la que dirigen la pestaña Proyectos del panel y el enlace Todos los proyectos.
Busque por nombre del proyecto, nombre del cliente o empresa del cliente.
Filtre por estado para mostrar proyectos No iniciado, Iniciado, En pausa o Cerrado. Los proyectos cerrados están ocultos de forma predeterminada; al elegir un filtro de estado se reemplaza esa configuración predeterminada.
Cambie entre Vista de tabla y Vista de mosaicos. La tabla muestra Nombre, Cliente, Estado del proyecto, Estado de la propuesta y Fecha de inicio, ordenados por fecha de inicio ascendente.
La lista también muestra los totales resumidos de Proyectos activos, Trabajo en curso, Valor promedio del proyecto y Cerrados.
Establecer el estado del proyecto
Haga seguimiento del avance de un trabajo estableciendo el estado del proyecto en su página de detalles. El estado del proyecto es independiente del estado de las tareas: el proyecto puede estar No iniciado, Iniciado, En pausa o Cerrado, mientras que las tareas individuales pueden estar Próxima, En curso o Completada.
Abra el proyecto y use el selector de estado en la página de detalles.
Elija No iniciado, Iniciado, En pausa o Cerrado. Apropos guarda el cambio y confirma Estado del proyecto actualizado.
Si la actualización falla, Apropos muestra No se pudo actualizar el estado del proyecto.
Trabajar con las tareas y la cronología
La pestaña Tareas y cronología convierte cada concepto seleccionado de la propuesta en un elemento de la cronología, de modo que el plan de trabajo del equipo proviene directamente de la propuesta que usted ya redactó. Solo aparecen los conceptos marcados como seleccionados en la propuesta, en el orden en que aparecen en ella.
El contenido de tarea interno de cada elemento proviene de la lista de tareas interna del concepto o, como alternativa, de la lista de tareas interna de su blueprint de servicio relacionado. Si ninguno contiene información, el elemento muestra No se definió una lista de tareas interna para este elemento. Consulte Agregar un producto o servicio a su catálogo para saber dónde se encuentra esa lista de tareas en un elemento del catálogo.
El estado de la tarea se calcula a partir de las fechas de inicio y finalización de cada elemento, que provienen del tiempo de ejecución del concepto: una tarea cuya fecha de finalización ya pasó está Completada, una cuya fecha de inicio es futura está Próxima y cualquier otra está En curso. Puede anular las fechas de inicio y finalización de una tarea mediante los controles del calendario; una anulación guardada tiene prioridad sobre el estado calculado.
Para entregar el plan al equipo, haga clic en Imprimir lista de tareas, seleccione los elementos que desea imprimir y haga clic en Imprimir. La opción Imprimir permanece desactivada hasta que seleccione al menos un elemento.
Revisar documentos y contrafirmar el contrato
La pestaña Documentos contiene los documentos generados automáticamente a partir de la propuesta y el contrato del proyecto. El documento de la propuesta aparece cuando existe un PDF de esta, y el mosaico del contrato aparece solo después de que se haya firmado el contrato.
El estado del contrato en la página del proyecto es No firmado antes de que alguien lo firme, Esperando la contrafirma cuando el cliente lo ha firmado pero usted aún no, y Completamente formalizado cuando ya existe su contrafirma. Cuando se requiere una contrafirma, la página del proyecto muestra Contrafirmar contrato: escriba su nombre completo y haga clic en Firmar contrato para finalizarlo. El botón permanece desactivado hasta que introduzca un nombre, y Apropos confirma la acción con Contrato contrafirmado correctamente.
Consulte Personalizar la plantilla del contrato con campos de combinación para saber cómo se generan los contratos y cuándo se requiere una contrafirma, y Configuración de la propuesta para consultar el interruptor Generar contrato al aceptar, que controla si existe un contrato.
Próximamente en los proyectos
Estamos trabajando en más funciones para los proyectos. Estamos desarrollando la posibilidad de asignar tareas a contactos que tengan activado el interruptor asignable a tareas, para que pueda asignar el trabajo a las personas adecuadas directamente desde un proyecto.