Añadir un contacto

Añada un contacto para guardar los datos de un cliente y convertirlo automáticamente en un cliente potencial y luego en cliente a medida que envía y firma documentos. Todos los contactos comienzan con el estado Contacto; al enviarles una propuesta, pasan a ser un Cliente potencial y, cuando el contrato resultante se firma por completo, se convierten en un Cliente. No necesita QuickBooks para añadir un contacto manualmente.

Añadir un contacto desde la página Contactos

La página Contactos es el lugar principal para crear un contacto. Abra Contactos, haga clic en Añadir contacto y complete el panel Nuevo contacto.

1. Abra Contactos.

2. Haga clic en Añadir contacto.

3. Introduzca los campos obligatorios Nombre y Correo electrónico.

4. Si lo desea, añada un Número de teléfono, un Nombre de la empresa y Notas privadas.

5. Si la opción Asignable a tareas está disponible, actívela para poder asignar tareas de trabajo a este contacto.

6. Haga clic en Crear contacto.

Cuando se guarda el contacto, aparece la confirmación Contacto creado y el panel se cierra. Si no se puede guardar, aparece el mensaje No se pudo crear el contacto.

Gestionar un posible duplicado

Antes de guardar, Apropos comprueba si hay un nombre o correo electrónico coincidente entre sus contactos activos. Si encuentra una coincidencia, un cuadro de diálogo Posible contacto duplicado muestra las coincidencias existentes y le permite decidir qué hacer.

• Cancelar mantiene abierto el panel Nuevo contacto para que pueda revisar los datos.

• Crear de todos modos guarda el contacto como un registro nuevo.

La comprobación busca coincidencias exactas en el nombre o el correo electrónico, sin distinguir mayúsculas de minúsculas, y solo tiene en cuenta los contactos activos (no archivados). El teléfono y la empresa no forman parte de la comprobación de duplicados.

Añadir un contacto desde otros lugares

Puede crear un contacto desde otros dos lugares, y ambos abren el mismo panel Nuevo contacto.

• En el Panel, la acción rápida Añadir contacto abre la página Contactos e inicia el panel Nuevo contacto.

• En el editor de propuestas, el selector de contactos ofrece Añadir nuevo contacto (o Añadir «…» como nuevo contacto cuando ha escrito un término de búsqueda). El término de búsqueda se convierte en el nombre predeterminado del contacto y el nuevo contacto se selecciona inmediatamente para la propuesta.

Cómo un contacto se convierte en cliente potencial y cliente

Un contacto nuevo siempre comienza con el estado Contacto y Apropos lo promueve automáticamente a medida que avanza en su flujo de trabajo. No puede establecer manualmente los estados Cliente potencial o Cliente al crear un contacto.

1. Cuando envía correctamente una propuesta al contacto, el estado del contacto cambia de Contacto a Cliente potencial.

2. Cuando el cliente acepta la propuesta, Apropos crea el contrato e inicia el proceso de firma. En este punto, el contacto sigue siendo un Cliente potencial.

3. Cuando el contrato se firma por completo, el estado del contacto cambia a Cliente.

Si su organización requiere una contrafirma, la firma del cliente cambia la propuesta a Firmada parcialmente y la contrafirma del propietario la completa; el contacto solo se convierte en Cliente después de que el propietario firma. Un contacto también puede pasar directamente de Contacto a Cliente si el contrato se ejecuta por completo sin enviar una propuesta, ya que la actualización del cliente acepta ambos estados de origen.

Los contactos, clientes potenciales y clientes se encuentran en la misma página Contactos, en las pestañas Todos, Contactos, Clientes potenciales y Clientes. Si importó clientes desde QuickBooks, la conexión administra esos contactos y sus campos no se pueden editar en Apropos mientras la conexión esté activa.